Ada beberapa jenis server yang biasanya digunakan oleh perusahaan yaitu data base server, file server dan yang terbaru adalah email server. Keberadaan email server menjadi penting untuk perusahaan karena untuk mendukung fungsi dari email itu sendiri yaitu mempercepat komunikasi, koordinasi dan kemudahannya menyertakan attachment / lampiran seperti foto atau dokumen lainnya yang berkaitan dengan email tsb dan tentunya mengurangi biaya kurir untuk pengiriman surat menyurat. lalu apa Manfaat Email Server Perusahaan, Manfaat atau pentingnya penggunaan email server untuk perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Branding
Branding pada perusahaan sangatlah penting agar para klien selalu ingat untuk terus membeli produk/jasa dari perusahaan tsb. Email dengan domain nama perusahaan dan unik akan mudah diingat oleh klien baik konsumen maupun supplier sehingga dengan sendirinya akan meningkatkan branding dari perusahaan itu sendiri.
2. Meningkatkan Kepercayaan dan Mencegah penyalahgunaan
Email perusahaan yang menggunakan domain nama perusahaan sendiri dan bukan menggunakan email gratisan akan lebih memberikan kepercayaan pada publik terutama klien. Email dengan nama perusahaan pun akan sulit di salah gunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab di luar perusahaan tsb dan ini pun penting dengan maraknya kasus penipuan yang terjadi dengan menggunakan email gratisan.
3. Kemudahan Penanganan dan“Back-up”
Email yang dikelola melalui email server perusahaan akan lebih mudah ditangani oleh perusahaan itu sendiri. Misalnya bila ada email yang tidak sampai atau ada email bermasalah maka perusahaan akan lebih mudah melakukan penelusurannya sehingga tidak perlu mengganggu pihak ketiga. Kita juga dapat dengan mudah melakukan “back-up”, menambah akun baru dan menambah fitur-fiturseperti “task management”, anti virus,anti spam, dll, dan semua itu dapat di setting tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
4. Meningkatkan mobilitas para karyawan
Dengan menggunakan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan maka email dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat di akses dengan mudah dari luar kantor tapi walau pun demikian masih tetap aman karena tingkat keamanan email juga dapat diatur sesuai dengan kondisi perusahaan.
5. Mempecepat Transfer Email
Proses surat menyurat yang di lakukan oleh sesama pengguna dalam sebuah perusahaan yang menggunakan email server dapat dikirimkan langsung tanpa harus di “routing” dulu ke internet sehingga mempercepat proses transfer email itu sendiri.
Pengelolaan email server perusahaan juga seharusnya tidak menambah beban kerja bagian IT sebuah perusahaan secara drastis karena biasanya email server akan berjalan normal tanpa ada gangguan dan tidak memerlukan perhatian khusus. Selain itu biaya pengadaan untuk instalasi email server di perusahaan juga relatif kecil dibandingkan keuntungan atau manfaat yang diperoleh bila perusahaan memasang email server seperti yang telah disebutkan di atas.
