1. Branding
Branding pada perusahaan sangatlah penting agar para klien selalu ingat untuk terus membeli produk/jasa dari perusahaan tsb. Email dengan domain nama perusahaan dan unik akan mudah diingat oleh klien baik konsumen maupun supplier sehingga dengan sendirinya akan meningkatkan branding dari perusahaan itu sendiri.

2. Meningkatkan Kepercayaan dan Mencegah penyalahgunaan
Email perusahaan yang menggunakan domain nama perusahaan sendiri dan bukan menggunakan email gratisan akan lebih memberikan kepercayaan pada publik terutama klien. Email dengan nama perusahaan pun akan sulit di salah gunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab di luar perusahaan tsb dan ini pun penting dengan maraknya kasus penipuan yang terjadi dengan menggunakan email gratisan.

3. Kemudahan Penanganan dan“Back-up”
Email yang dikelola melalui email server perusahaan akan lebih mudah ditangani oleh perusahaan itu sendiri. Misalnya bila ada email yang tidak sampai atau ada email bermasalah maka perusahaan akan lebih mudah melakukan penelusurannya sehingga tidak perlu mengganggu pihak ketiga. Kita juga dapat dengan mudah melakukan “back-up”, menambah akun baru dan menambah fitur-fiturseperti “task management”, anti virus,anti spam, dll, dan semua itu dapat di setting tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

4. Meningkatkan mobilitas para karyawan
Dengan menggunakan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan maka email dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat di akses dengan mudah dari luar kantor tapi walau pun demikian masih tetap aman karena tingkat keamanan email juga dapat diatur sesuai dengan kondisi perusahaan.

5. Mempecepat Transfer Email
Proses surat menyurat yang di lakukan oleh sesama pengguna dalam sebuah perusahaan yang menggunakan email server dapat dikirimkan langsung tanpa harus di “routing” dulu ke internet sehingga mempercepat proses transfer email itu sendiri.

Pengelolaan email server perusahaan juga seharusnya tidak menambah beban kerja bagian IT sebuah perusahaan secara drastis karena biasanya email server akan berjalan normal tanpa ada gangguan dan tidak memerlukan perhatian khusus. Selain itu biaya pengadaan untuk instalasi email server di perusahaan juga relatif kecil dibandingkan keuntungan atau manfaat yang diperoleh bila perusahaan memasang email server seperti yang telah disebutkan di atas.

Pengertian Email Server

Terdapat beberapa pengertian email server yang dapat Anda temukan di sejumlah literatur. Namun pada intinya pengertian email server tsb adalah hampir mirip yaitu sebuah perangkat lunak atau semacam komputer yang berfungsi mendistribusikan file atau informasi lainnya sebagai respons yang dikirim via email. Email server ini bekerja untuk menampung dan mendistribusikan pesan elektronik pada suatu jaringan. Dalam dunia internet, pengertian email server ini dikenal juga sebagai MTA (Mail Transfer Agent) atau Internet Router.

Berdasarkan pengertian email server ini maka setiap email akan di pertukaran melalui jaringan yang dilewatkan antara server yang satu dengan yang lainnya. Server tsb telah dirancang khusus dengan menggunakan perangkat lunak yang dibuat berdasarkan protokol standar yang dapat menangani email dan file lampiran. Setiap penyedia layanan internet atau Internet Service Provider (ISP) memiliki email server untuk menangani email klien mereka. Selain itu, beberapa situs yang menawarkan layanan email publik atau email gratis seperti gmail atau yahoo mail juga memiliki server sendiri. Tanpa rangkaian email server ini maka pengguna hanya akan dapat mengirim email ke orang-orang yang memiliki alamat email domain yang sama dengan pengirimnya, misalnya bila Anda mengirimkan email dari namaanda@domain(dot)com maka hanya pengguna yang menggunakan @domain(dot)com lah yang dapat menerimanya.

Berdasarkan pengertian email server di atas maka ada 2 kategori utama yaitu server surat keluar (outbox) dan server surat masuk (inbox). Pada server surat masuk maka dikenal istilah POP3 (Post Office Protocol 3) yaitu sebuah email server terbaik untuk penyimpanan pesan yang dikirim dan diterima pada PC atau hard drive local. Selain itu ada IMAP (Internet Message Access Protocol) yaitu sebuat email server yang selalu menyimpan salinan pesan di server. Sementara untuk server surat keluar dikenal SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Bagaimana apakah Anda sudah memahami pengertian email server di atas? Untuk memahami pengertian email server maka kita dapat melihat dari kata pembentuknya yaitu email dan server. Email berarti pesan elektronik sementara server adalah penyedia layanan. Jadi pengertian email server menurut kata pembentuknya adalah penyedia layanan untuk pengiriman dan penerimaan pesan atau layaknya sebuah kantor pos yang berada di dunia maya.

Mengapa menggunakan VPS Email Server?

Seperti yang Anda ketahui, email server sangat penting untuk dimiliki sebuah perusahaan dalam pengelolaan email. Harga “dedicated server” yang mahal dan kurang baiknya kinerja maupun keamanan “shared hosting” sering kali menjadi pertimbangan dalam pembuatan email server. Oleh karena itu server VPS ini hadir untuk memberikan layanan seperti halnya yang diberikan oleh dedicated server tetapi dengan harga yang jauh lebih terjangkau seperti halnya pada shared hosting. Untuk lebih jelasnya silahkan baca manfaat VPS sebagai server pilihan perusahaan Anda. Keuntungan menggunakan Server VPS Dibandingkan dengan Dedicated Server Maupun Shared Hosting:

Manfaat Menggunakan VPS sebagai Email Server

1. Server VPS memberikan biaya yang jauh lebih murah dengan kegunaan dan fungsi yang sama pada dedicated server.
2. Anda akan mendapatkan “incremental back up” berkelas dunia untuk memastikan integritas data pada server VPS.
3. Anda dapat mengatur semua aspek seperti upgrade maupun patching software pada server VPS.
4. Resource yang diperlukan pada server VPS lebih efisien karena server ini dapat mengatur ukuran sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Anda memiliki akses control penuh untuk root system pada server VPS sehingga memudahkan dalam konfigurasi server, install aplikasi atau memodifikasi software sistem.
6. Server VPS memberikan jaminan keamanan yang lebih baik karena file system anda tidak akan bias diakses oleh pemilik VPS lain, tidak seperti pada shared hosting dimana siapa pun dapat melakukan sheell access ke file anda. Selain ituserver VPS akan mencegah masuknya SPAM atau virus yang biasa terjadi bila menggunakan shared hosting.
7. Dengan server VPS maka Anda akan memiliki resource yang terpisah. Apapun yang VPS lain lakukan tidak akan pernah mempengaruhi server Anda. Berbeda pada sebuah shared hosting, di mana anda adalah ‘held hostage’ untuk tindakan lainnya sehingga jika shared account lainnya menjalan sebuah script yang tidak cocok dengan server maka site anda akan down dan memperburuk kinerja site Anda.
8. Resources pada VPS akan memberikan kinerja server yang optimal yaitu memastikan server Anda selalu bekerja dengan kecepatan penuh. Sementara pada shared hosting, resources akan menujuke site-site besar sehingga menyebabkan site lainnya lebih lambat.

Itulah beberapa keuntungan dan  manfaat yang dapat diperoleh bila email server perusahaan Anda menggunakan VPS sehingga lalulintas email perusahaan Anda akan cepat, aman dan harga lebih terjangkau.